CẢNG TÂN THUẬN 2

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN TÀU

 

I. CHỦ TRƯƠNG VÀ NGUYÊN TẮC TIẾP NHẬN TÀU : (căn cứ theo Cảng Sài Gòn)

1. Tạo điều kiện thuận lợi để tiếp nhận và giải phóng tàu nhanh, kịp thời luân chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo yêu cầu của Chủ tàu, Chủ hàng, Đại lý, Khách hàng.
2. Ưu tiên tiếp nhận và phục vụ các tàu định tuyến đến Cảng; tàu chuyên chở các loại hàng được xếp dỡ chủ yếu bằng thiết bị cơ giới hiện đại, ít sử dụng lao động thủ công, không độc hại, không gây ô nhiễm môi trường. 
3. Đảm bảo năng suất xếp dỡ hàng hóa đáp ứng yêu cầu giải phóng tàu nhanh trong điều kiện hoạt động bình thường của Cảng.
4. Đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cảng Sài Gòn theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước trong quá trình tiếp nhận và giải phóng tàu. 
5. Công khai, minh bạch trong việc tiếp nhận, điều động tàu.
6. Khi số lượng tàu đăng ký vào Cảng trong cùng một thời điểm vượt quá năng lực xếp dỡ và khả năng tiếp nhận của cảng sẽ được thực hiện theo thứ tự ưu tiên sau đây:
- Tàu định tuyến theo lịch trình thường xuyên về Cảng.
- Tàu của khách hàng truyền thống thường xuyên đưa hàng về Cảng. 
- Tàu của khách hàng có hợp đồng thuê kho bãi dài hạn của Cảng để chứa hàng. 
- Tàu có thông báo sớm với Cảng về thời gian tàu đến phao số 0 tại Vũng Tàu và đã có thiết bị làm hàng, Chủ hàng đã ký hợp đồng với Cảng, đủ phương tiện tập kết dỡ hàng và nhận hàng trong thời hạn thỏa thuận với Cảng, sẵn sàng giải phóng hàng nhanh. 
- Tàu đưa hàng vào lưu tại kho bãi Cảng, không đóng bao, đóng gói ngay tại cầu Cảng.
- Đối với các tàu có cùng thứ tự ưu tiên nêu trên, tàu đến trước sẽ được giải quyết vào trước. 
7. Thủ tục tiếp nhận tàu : (Có quy trình kèm theo)
- Khi tàu có nhu cầu vào cảng, Đại lý cần chủ động liên hệ và thông báo sớm cho Cảng về các thông tin liên quan đến tàu, hàng hóa và thời gian tàu dự kiến đến phao số 0 tại Vũng Tàu. 
- Khi cảng đã đồng ý tiếp nhận tàu để xếp dỡ hàng, chậm nhất là 24 giờ trước khi tàu đến Cảng, Đại lý cần xác báo với Cảng các thông tin chi tiết của tàu (chiều dài, chiều rộng, mớn nước, trọng tải, số lượng hầm hàng, thiết bị xếp dỡ của tàu..), thông tin về hàng hóa (loại hàng, khối lượng..), danh sách Chủ hàng.
- Đại lý cần thông báo cho các Chủ hàng có hàng hóa xếp dỡ trên tàu chủ động liên hệ trực tiếp với Cảng ký hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, lưu kho bãi, đóng gói hàng hóa.. để Cảng có phương án tiếp nhận, bố trí nhân lực, thiết bị phục vụ giải phóng tàu. Trường hợp trên tàu có nhiều loại hàng hoặc nhiều Chủ hàng thì tất cả các Chủ hàng phải ký hợp đồng với Cảng để Cảng lập phương án xếp dỡ hàng hóa cho từng Chủ hàng. Sau khi đã thống nhất phương án xếp dỡ, giải phóng tàu, Cảng sẽ thông báo thời gian, vị trí cho tàu cập cầu. Cảng chỉ chịu trách nhiệm tiếp nhận tàu kể từ thời điểm tất cả các Chủ hàng đã ký hợp đồng với Cảng. 
- Trong quá trình làm hàng, nếu Chủ hàng không bố trí đủ phương tiện vận tải đến Cảng giao nhận hàng theo cam kết thì Cảng có quyền điều động tàu ra vùng neo đậu hoặc dỡ hàng vào kho, bãi Cảng và Cảng Sài Gòn không chịu mọi chi phí phát sinh. 
8. Biện pháp phòng chống hao hụt, thất thoát hàng hóa tại Cảng : Để phòng chống hao hụt, thất thoát trong quá trình xếp dỡ, đóng gói, giao nhận hàng rời, toàn bộ hàng rời được giao nhận qua cân của cảng, phương pháp giám định theo mớn nước đối với phương tiện nhận hàng tại Cảng chỉ mang tính tham khảo đối chiếu.

 

II. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN TÀU :

 

1. Đối với hàng nhập :

Trình
tự

Nội dung công việc

Thời hạn công việc

Bên cung cấp thông tin

Bên nhận thông tin

Hồ sơ, tài liệu liên quan

1

Thông báo kế hoạch tàu đến

 

Đại lý, chủ tàu

Ban Kinh doanh KT
(Bộ phận trực ban)

- Giấy thông báo tàu đến. 
- Sơ đồ hầm hàng 
- Đặc điểm hàng hóa (siêu trường, siêu trọng, độc hại...) (nếu có).

2

Thông tin về hàng hóa

24 giờ trước khi tàu đến

Đại lý, chủ tàu, chủ hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận trực ban)

- Lược khai hàng hoá. 
- Kế hoạch giao nhận hàng hóa.

3

Ký kết hợp đồng, tạm ứng tiền cước

Trước khi Cảng cung cấp dịch vụ

Đại lý, chủ tàu hoặc người nhận hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận thương vụ)
Ban TC kế toán

- Vận đơn (B/L). 
- Lệnh giao hàng. 
- Bảng kê khai hàng hóa
- Giấy yêu cầu cung cấp dịch vụ, thuê cẩu bờ.
- Phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi tạm ứng

4

Xếp dỡ hàng hóa

Trước hoặc sau khi tàu cập cảng

Chủ hàng hoặc Người nhận hàng ủy thác

Ban Kinh doanh KT 
Tổ Kho hàng

- Tờ khai Hải quan.
- Đăng ký kế hoạch nhận hàng (Số máng,lượng hàng đi thẳng, hàng nhập kho/bãi...) mỗi ngày. 
-Xuất trình các hồ sơ nhận hàng.

5

Giao nhận hàng hóa

Trong thời gian tàu làm hàng.

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận kết toán)
Tổ Kho hàng
Đội Bảo vệ

Đại diện tàu,
Chủ hàng hoặc người nhận hàng ủy thác

- Phiếu kiểm đếm giao nhận hàng.
- Phiếu vận chuyển nội bộ, ra khỏi cảng.
- Biên bản xác nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ (nếu có).

6

Kết toán giao nhận hàng hóa đối với tàu

Hoàn tất làm hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận kết toán)

Đại diện tàu,
Chủ hàng hoặc người nhận hàng ủy thác

- Bảng kết toán hàng hóa.
- Biên bản giám định hàng hóa (nếu có)

7

Thanh lý hợp đồng

Theo hợp đồng quy định

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận thương vụ)

Đại lý, chủ tàu hoặc người nhận hàng

- Hóa đơn tính cước.
- Bản chiết tính (nếu có).
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi tiền cước.

 

2. Đối với hàng xuất :

 

Trình
tự

Nội dung công việc

Thời hạn công việc

Bên cung cấp thông tin

Bên nhận thông tin

Hồ sơ, tài liệu liên quan

1

Thông báo kế hoạch tàu đến

 

Đại lý, chủ tàu, người xếp hàng

Ban Kinh doanh KT
(Bộ phận trực ban)

- Giấy thông báo tàu đến.

2

Thông tin về hàng hóa

24 giờ trước khi tàu cập cảng

Đại lý, chủ tàu, người xếp hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận trực ban)

- Sơ đồ xếp hàng 
- Các lưu ý khi xếp hàng.
- Kế hoạch giao nhận hàng hóa.

3

Ký kết hợp đồng, tạm ứng tiền cước

Trước khi Cảng cung cấp dịch vụ

Đại lý, chủ tàu hoặc người giao hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận thương vụ)
Ban TC kế toán

- Bảng kê khai hàng hóa
- Giấy yêu cầu cung cấp dịch vụ, phương tiện.
- Phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi tạm ứng

4

Xếp dỡ hàng hóa

Sau khi tàu cập cảng

Chủ hàng, người xếp hàng.

Ban Kinh doanh KT 
Tổ Kho hàng

- Đăng ký kế hoạch giao hàng (Số máng,lượng hàng đi thẳng, hàng tạm nhập kho/bãi, phương tiện thủy, bộ...).
-Xuất trình các hồ sơ theo quy định.
- Lệnh giao hàng, phiếu giao hàng.

5

Giao nhận hàng hóa

Trong thời gian tàu làm hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận kết toán)
Tổ Kho hàng
Đội Bảo vệ

Đại diện tàu,
Chủ hàng.

- Phiếu kiểm đếm giao nhận hàng.
- Phiếu vận chuyển của phương tiện.
- Biên bản xác nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ (nếu có).

6

Kết toán giao nhận hàng hóa đối với tàu

Hoàn tất làm hàng

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận kết toán)

Đại diện tàu,
Chủ hàng.

- Bảng kết toán hàng hóa.
- Biên bản giám định hàng hóa.

7

Thanh lý hợp đồng

Theo hợp đồng quy định

Ban Kinh doanh KT (Bộ phận thương vụ)

Đại lý, chủ tàu, người xếp hàng

- Hóa đơn tính cước.
- Bản chiết tính (nếu có).
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi tiền cước.

       
GIỚI THIỆU
HẠ TẦNG & THIẾT BỊ
QUY TRÌNH
LIÊN HỆ