BƯỚC 01
PHÒNG KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG/CẢNG SÀI GÒN
Khi có tàu về cập Cảng Sài Gòn, đại lý vui lòng liên hệ Phòng Kế Hoạch Thị Trường, các cảng trực thuộc Cảng Sài Gòn (Cảng Tân Thuận, Cảng Hiệp Phước) và Trung tâm Dịch vụ Hàng hải để làm thủ tục đăng ký cầu bến, ký hợp đồng, đóng tạm ứng cảng phí và giải quyết các vấn đề khác liên quan đến dịch vụ, năng suất xếp dỡ, giải quyết tranh chấp hàng hải (nếu có).
1.1 Bộ phận Điều độ Cảng Sài Gòn, Ban khai thác các Cảng và Trung tâm DVHH:
Khi đến làm thủ tục đăng ký cầu bến, bến phao, Đại lý/chủ tàu vui lòng thực hiện các công việc sau:
- Gửi các thông tin tàu đến qua email/fax: tên tàu, các thông số kỹ thuật tàu, hàng hóa, chủ hàng, ngày dự kiến cập cảng ngay khi có thông tin.
- Liên hệ bộ phận kế hoạch để biết kế hoạch điều động tàu cập cảng: vị trí, thời gian tàu cập bến, cảng làm hàng và các thông tin khác.
- Gửi giấy yêu cầu (theo mẫu chung của Cảng Sài Gòn), cargo manifest (hàng nhập), cargo list (hàng xuất), cargo plan và các loại chứng từ liên quan khác qua email/fax để phối hợp sắp xếp, tiếp nhận tàu.
- Khi có thông báo chấp nhận tàu: “GIẤY CHẤP NHẬN TÀU” có thể hiện thông tin vị trí và thời gian dự kiến neo đậu làm hàng, vui lòng ký xác nhận và gửi lại Bộ phận Điều độ Phòng Kế hoạch Thị Trường
- Sau khi tàu hoàn tất làm hàng hoặc dự kiến thời gian hoàn tất làm hàng, vui lòng gửi thông báo giờ tàu chạy qua mail/fax để bộ phận Điều độ lên kế hoạch cho tàu dời bến.
- Trong quá trình tàu cập cầu/phao/khai thác làm hàng, thông báo để cùng phối hợp giải quyết các vấn đề:
+ Về năng suất xếp dỡ, sử dụng cẩu bờ, kho bãi, di dời vị trí neo đậu, các vấn đề khác liên quan đến cảng.
+ Về sự cố, tranh chấp hàng hải bao gồm: đâm va, tai nạn về thiết bị tàu/ cảng, tai nạn lao động, hao hụt,…
1.2 Bộ phận Thương vụ các cảng :
Ký hợp đồng (hợp đồng chuyến), đóng tiền tạm ứng và thanh toán cảng phí
Tàu đến cảng đại lý phải ký hợp đồng cung cấp dịch vụ và thanh toán tiền cảng phí (tàu lai, cầu bến, buộc mở dây, đổ rác...) với Cảng Sài Gòn tại bộ phận Thương vụ các cảng các cảng trực thuộc, Trung tâm DVHH và Xí nghiệp
+ Hợp đồng “CUNG CẤP DỊCH VỤ CHO TÀU” được phân ra làm hai loại:
- Hợp đồng dài hạn: đối với các đại lý là khách hàng thân thiết của Cảng Sài Gòn,
đại lý có tần suất tàu đến cảng nhiều trong năm, thanh toán tốt, vui lòng liên hệ bộ phận Thương vụ phòng Kế Hoạch Thị Trường ký hợp đồng dài hạn, thanh toán sau khi tàu chạy.
- Hợp đồng chuyến: đối với các đại lý không phải là khách hàng thân thiết tiềm năng của Cảng, tàu tự làm đại lý, tần suất tàu đến cảng trong năm ít: vui lòng liên hệ bộ phận Thương vụ các cảng trực thuộc để ký hợp đồng chuyến, đóng tạm ứng cảng phí trước khi tàu cập cảng và thanh toán ngay trước khi tàu rời bến.
+Hướng dẫn tạm ứng và thanh toán cảng phí trước khi tàu chạy:
- Liên hệ bộ phận Thương vụ các cảng để ước tính số tiền tạm ứng và đóng tiền tạm ứng trước khi tàu cập cầu đối với tàu chuyến. Tiền tạm ứng có thể chuyển khoản (nếu số tiền lớn) hoặc tạm ứng tiền mặt. Đại lý trình biên lai tạm ứng (nếu tạm ứng tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi (nếu chuyển khoản) cho bộ phận Thương vụ các cảng để nhận được Giấy chấp nhận tàu từ bộ phận Điều độ Phòng Kế Hoạch Thị Trường Cảng Sài Gòn.
- Chậm nhất 3h trước khi tàu dự kiến hoàn tất làm hàng, đại lý liên hệ với Hoa tiêu để xin giờ tàu rời bến và thông báo cho bộ phận Điều độ, bộ phận Cảng phí các cảng sẽ căn cứ vào đó để xuất hóa đơn. Đại lý đối chiếu số tiền đã tạm ứng, thanh toán bổ sung hoặc nhận lại tiền tạm ứng dư. Các công đoạn thanh toán phải hoàn tất trước khi tàu rời bến.
1.3 Bộ phận Tiếp thị:
Cảng Sài Gòn luôn mong muốn ngày càng nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ để thu hút khách hàng và mang lại cho khách hàng các dịch vụ tốt nhất có thể, vì vậy chúng tôi đã ban hành chính sách ưu đãi khuyến mãi đối với các khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng ký cam kết đưa 100% tàu về cảng làm hàng. Ngược lại, đại lý nhận được một số ưu đãi như: ưu tiên cầu bến, kho bãi, cung cấp công nhân-thiết bị dụng cụ xếp dỡ đầy đủ, đảm bảo năng suất bốc xếp, có chuyên viên chăm sóc khách hàng. Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ bộ phận Tiếp thị hoặc qua westite của Cảng: www.csg.com.vn.
Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng tận tình. Đại lý có thể thông tin cho chuyên viên bộ phận Tiếp thị qua email, điện thoại để nhận được sự hỗ trợ thêm trong quá trình tàu làm hàng tại cảng. Khách hàng sẽ nhận được sự hỗ trợ tận tình chu đáo của các nhân viên Tiếp thị - Chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình tàu làm hàng tại Cảng Sài Gòn. Cụ thể các lĩnh vực như: thu xếp cầu bến, phao neo; tăng năng suất bốc xếp khi chưa đạt yêu cầu, tàu thiếu công nhân, thiếu trang thiết bị dụng cụ xếp dỡ, kho bãi, công nhân đòi tiền bồi dưỡng quá cao, giờ giấc làm hàng không đúng theo
quy định, mất mát hao hụt hàng hóa trong quá trình xếp dỡ…Các khách hàng có thể điện thoại trực tiếp, có thể trao đổi qua email để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các nhân viên chuyên trách. Đặc biệt là đối với các đại lý, chủ hàng thân thiết, tiềm năng của Cảng Sài Gòn.
Ngoài ra, quý khách hàng có thể liên hệ để biết thêm về chính sách của cảng, thường xuyên chia sẻ thông tin về dịch vụ và nhận được sự hỗ trợ kịp thời. Bộ phận Tiếp thị sẽ là cầu nối tiếp nhận các thông tin từ các đại lý (về cầu bến/ phao neo, năng xuất xếp dỡ, giải phóng tàu…), sau đó tiến hành can thiệp, đốc thúc, yêu cầu các Cảng trực thuộc cũng như các đơn vị liên quan thực hiện, đồng thời giải đáp các câu hỏi thường gặp cũng như hỗ trợ khách hàng giải quyết những vướng mắc trong quá trình sử dụng dịch vụ của Cảng.
Thông qua website Cảng Sài Gòn, quý khách hàng có thể cập nhật các chuyên mục về chăm sóc khách hàng, cung cấp các thông tin về dịch vụ Cảng (lịch tàu, tiến độ làm hàng, giá cước...).