BƯỚC 02
THỦ TỤC TẠI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ TRÊN ĐỊA BÀN CẢNG:
Sau khi nhận được kế hoạch và Giấy chấp nhận cầu bến tại phòng KHTT - Cảng Sài Gòn, Khách hàng làm các thủ tục tiếp theo với các cơ quan quản lý Nhà nước như: Cảng vụ hàng hải Tp.HCM, Công ty Hoa tiêu KV 1, Kiểm dịch Y tế, kiểm dịch động vật-kiểm dịch thực vật, Biên phòng cửa khẩu Cảng Sài Gòn, Hải Quan khu vực.
2.1 Cảng vụ hàng hải Tp.HCM:
Cảng vụ Tp. Hồ Chí Minh là cơ quan thực hiện chức năng quản lý Nhà nước chuyên ngành hàng hải về trật tự an toàn hàng hải trong vùng nước Sài Gòn, giám sát và điều phối hoạt động của tàu thuyền, đưa ra những khuyến cáo, chỉ dẫn để hỗ trợ tàu thuyền trong công tác bảo đảm an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, phòng chống cháy nổ và phối hợp tìm kiếm cứu nạn, phòng ngừa ô nhiễm môi trường, làm thủ tục tàu thuyền vào cảng và cấp phép cho tàu rời cảng, tổ chức điều tra, xử lý các vụ tai nạn và sự cố hàng hải. Thực hiện các yêu cầu về tạm giữ, bắt giữ hàng hải đối với tàu biển...
a. Phòng Thường trực Tổng hợp: Làm các thủ tục đăng ký xuất nhập cho tàu cập cảng; thông tin liên lạc với các cơ quan hữu quan và tàu thuyền để cung cấp kịp thời, chính xác thông tin phục vụ quản lý điều hành hoạt động hàng hải của Cảng vụ.
Đại lý liên hệ bộ phận Kế hoạch của Cảng vụ để đăng ký cho tàu vào cảng (cung cấp hồ sơ về tàu, hàng hoá, thuyền viên…) và các thủ tục cần thiết khác để nhận được Giấy chấp nhận cảng vụ vào cảng.
b. Phòng Nghiệp vụ: Thực hiện các yêu cầu tạm giữ, bắt giữ hàng hải đối với tàu biển (nghiệp vụ Pháp chế hàng hải) và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về
an toàn hàng hải, điều tra xử lý các vụ tai nạn, ô nhiễm môi trường, sự cố hàng hải, phối hợp tìm kiếm cứu nạn (nghiệp vụ An toàn hàng hải).
- Đại lý liên hệ bộ phận Pháp chế hàng hải để giải quyết những vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến hoạt động khai thác của tàu.
- Đại lý liên hệ bộ phận An toàn hàng hải để giải quyết những tranh chấp/ sự cố về an toàn và trật tự hàng hải (nếu có).
- Trước khi xin Giấy phép rời cảng của Cảng vụ, đại lý phải hoàn tất mọi thủ tục kể cả việc thanh toán cho các cảng và các cơ quan hữu quan khác.
2.2 Công ty Hoa tiêu hàng hải Khu vực 1:
Công ty Hoa tiêu khu vực I thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoa tiêu hàng hải, dẫn dắt tàu biển ra vào các cảng:
a. Phòng Hoa tiêu: khi có yêu cầu cung cấp dịch vụ hoa tiêu, đại lý cần thông báo cho Công ty trước tối thiểu 6 giờ. Trong trường hợp thay đổi giờ hoặc hủy bỏ việc yêu cầu cung cấp dịch vụ hoa tiêu, chủ tàu phải thông báo cho Công ty trước tối thiểu 3 giờ, Xin lưu ý khi đại lý yêu cầu cung cấp hoa tiêu trễ hơn quy định, phí hoa tiêu đột xuất (tăng 10%) sẽ được tính thêm. Sau đó, đại lý được phòng Hoa tiêu thông báo thời gian chính xác hoa tiêu lên tàu. Đại lý thông báo ngay cho bộ phận điều độ phòng Kinh doanh Khai thác Cảng Sài Gòn để tiếp nhận tàu.
b. Phòng Tài chính Kế toán: đại lý phải thanh toán phí hoa tiêu trước khi tàu chạy (trừ trường hợp có bên đại diện cam kết bảo đảm việc thanh toán sau/chuyển khoản).
2.3 Kiểm dịch Y tế, kiểm dịch động vật-kiểm dịch thực vật:
Trung tâm Kiểm dịch Y tế quốc tế Tp. Hồ Chí Minh là cơ quan kiểm dịch y tế được thực hiện tại các cửa khẩu, kiểm tra y tế bao gồm kiểm tra giấy tờ liên quan đến y tế và kiểm tra thực tế nhằm ngăn chặn những dịch bệnh xâm nhập vào lãnh thỗ Việt Nam. Đối tượng kiểm dịch là người (thuyền viên) xuất nhập cảnh, phương tiện vận tải, hàng hóa xuất nhập cảnh…
Đối với thuyền viên xuất nhập cảnh: Trung tâm Kiểm dịch Y tế quốc tế thuộc Đoàn thủ tục sẽ kiểm tra: sổ tiêm chủng, sức khoẻ của thuyền viên, điều kiện vệ sinh trên tàu tại phao số 0 trước khi Hoa tiêu lên tàu.
Đối với hàng hóa xuất nhập cảnh: sẽ do Trung tâm Kiểm dịch Y tế quốc tế thuộc Đoàn thủ tục kiểm tra tại phao số 0: với thực vật (nông – lâm sản): tàu chỉ được phép cập cảng khi đã được cấp giấy tiến hành kiểm dịch không trùng/mọt; với động vật phải có Giấy kiểm định động vật.
2.4 Biên phòng cửa khẩu Cảng Sài Gòn:
Biên phòng cửa khẩu Cảng Sài Gòn có nhiệm vụ bảo vệ chủ quyền, an ninh cửa khẩu Cảng Sài Gòn, góp phần giữ vững ổn định an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, đảm bảo công tác quản lý xuất nhập cảnh chặt chẽ về mặt an ninh, đúng pháp luật.
Hiện nay, để đơn giản hóa thủ tục hành chính cho các khách hàng có tàu cập cảng, Biên phòng Cửa khẩu Cảng Sài Gòn đã triển khai chương trình khai báo điện tử để phục vụ công tác khai báo được chính xác, nhanh chóng. Vì thế, khi cập cảng, tàu chỉ việc xếp dỡ hàng hóa chứ không phải mất thời gian làm thủ tục khai báo như trước đây. Đó là một trong rất nhiều bước tiến về cải cách thủ tục hành chính tại Biên phòng cửa khẩu Cảng Sài Gòn (Bộ đội Biên phòng TPHCM).
Thủ tục tại Biên phòng cửa khẩu Cảng Sài Gòn: đại lý khai báo về người và tàu nước ngoài, liên hệ Đội thủ tục Biên phòng cửa khẩu Cảng Sài Gòn để gửi danh sách, hộ chiếu của các thuyền viên trên tàu. Trước khi tàu đi, đại lý gửi danh sách thuyền viên có mặt cho Đội thủ tục Biên phòng để hoàn tất thủ tục rời bến.
2.5 An ninh cảng biển:
Thực hiện các quy định tại Bộ luật quốc tế về an ninh tàu biển và cảng biển (International Ship and Port Facilities Security Code - ISPS), Cảng Sài Gòn đã được Cục Hàng hải Việt Nam cấp Giấy chứng nhận phù hợp về an ninh tàu biển cho các bến cảng Tân thuận, và hệ thống các bến phao thuộc Trung tâm Dịch vu Hàng hải Cảng Sài Gòn quản lý.
Trong trường hợp chủ tàu/đại lý có yêu cầu về việc tìm hiểu thông tin (giấy chứng nhận phù hợp về an ninh cảng biển và cấp độ an ninh đang được áp dụng) hoặc ký Giấy cam kết an ninh cảng biển phục vụ cho công tác an ninh cảng biển, vui lòng gặp Cán bộ an ninh cảng biển của các Cảng trực thuộc (nơi có tàu neo đậu) hoặc Cán bộ an ninh cảng biển của Trung tâm Dịch vu Hàng hải Cảng Sài Gòn nếu tàu neo đậu tại phao để phối hợp thực hiện.
2.6 Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn:
Là cơ quan quản lý Nhà nước chuyên trách về việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu. Hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua Cảng Sài Gòn đều phải chịu sự kiểm soát của cơ quan Hải quan.
Đại lý sẽ thông báo cho Hải quan về thông tin tàu vận chuyển hàng hoá sẽ cập cảng (gửi lược khai hàng hóa có ghi rõ cảng xếp cảng dỡ, Hải quan sẽ xác nhận bằng cách đóng dấu).